Au sein de l’établissement, je m’occupais de beaucoup de choses, notamment de l’achat des manuels scolaires, mais aussi de tout le recrutement, de la gestion de l’ensemble des surveillants (environ une cinquantaine), de toutes les sorties scolaires, et des groupes extérieurs qui viennent le week-end.

Cette année, nous avions une centaine de classes. Avec les professeurs et les élèves, nous étions presque 3000 personnes sur le site tous les jours.

Tout se fait chez nous par division : il y a un responsable de division, un surveillant principal, et un surveillant attitré. Les commandes arrivent en général pendant les vacances, je reste au moins les 15 premiers jours de juillet. Je réceptionne tous les livres, je contrôle les arrivages, puis je distribue tous les livres division par division.

A leurs arrivées, aux alentours du 15 août, les responsables de division, le surveillant principal, le surveillant, et peut-être un ou deux surveillants supplémentaires, placent les livres sur les tables. Tout est scanné au départ, et chaque élève aura une pile de manuels sur sa table qui lui est attribuée. La manipulation est réalisée dans toutes les classes, pour tous les livres.

En général il faut au moins 4 jours par division. Chaque division compte en moyenne 350 élèves. Maintenant nous sommes bien rodés et nous allons plus vite, mais prendre chaque pile de livres, mettre un livre d’anglais, un livre de mathématiques, un livre d’allemand, un livre d’histoire géographie, ça prend du temps.

Plutôt que de tout faire manuellement, nous sommes passés par le logiciel Cristal Web. C’est un plus, surtout au moment de la restitution des livres, tout est scanné en 3 secondes. On sait ce qui est à l’élève, s’il n’y a pas eu de mélange de livres. C’est un gain de temps énorme pour l’attribution et la restitution.

Au niveau de la restitution, je dirais qu’on a gagné facilement une bonne journée. Avec cet outil, en une journée, tout est clôturé. Avant, cela nous prenait quasiment trois jours.